Optimización de tiempos, a través de la nube

Gustavo Abarca

Uno de los términos, que más han sonado en los últimos años en materia informática es la "nube computacional". Esta nueva modalidad de acceso a información y a programas puede tener diferentes usos, uno de ellos puede darse al interior de las microempresas de cualquier ramo.

En el caso de la empresa MarCom Logix, hospedada en el Parque Tecnológico del ITESO, se han trabajado desde el periodo Otoño 2010 Proyectos de Aplicación Profesional que tienen que ver con la reorganización de la empresa basada en la llamada cultura lean, cuya traducción es delgado o esbelto y que como parte de sus premisas se encuentra la eliminación de los desperdicios generados en la empresa. La otra parte de este proyecto consistió en la creación de una aplicación que sirve de enlace de otras dos ubicadas en la llamada "nube computacional". Esto tiene la meta de generar reportes que muestren cómo se manejan los tiempos de los diferentes proyectos al interior de la organización, y que este reporte sirva como una guía para ver si se está siendo rentable o no.

El proyecto "viene trabajándose desde hace año y medio, que fue cuando iniciamos la transformación de la empresa en cuanto a una cultura lean, basado en un diplomado que tomamos en el Lean Enterprise Institute. Lo que enseña esa metodología, toma mucho la filosofía japonesa de calidad y de orientación a procesos de manufactura, pero se ha logrado llevar a empresas de servicios", explicó Francisco Ruiz, director General de la Empresa.

"Imagina una compañía que hace productos tangibles, que estuvieras en una fábrica y que están desperdiciando la materia prima en el suelo o en la calle, en muchos casos se da esto en las de servicios, que no tienen delineados los procesos, medición de las horas que toma un proyecto porque si no miden cuánto tiempo les tomo hacer el proyecto no pueden saber si es rentable o no", agregó Ruiz.

El empresario añadió que esta situación es una problemática común en las empresas de tecnologías de la información, en la que una materia prima muy importante es la mente de los programadores y desarrolladores, ya que no en pocas ocasiones no se sabe a ciencia cierta "cuándo hacen tantas horas-trabajo, cuándo tienen procesos que están repitiendo, cuándo hay cosas que no venían claras desde el cliente, y la mayoría de los proyectos no tienen rentabilidad. Entonces, con este proceso de lean se ubica la materia prima y lo que le llaman la restricción del sistema. En este caso nuestra restricción es el tiempo de los que están haciendo los programas o las aplicaciones web".

Además de Ruiz, en este proceso en el periodo Otoño 2011 trabajaron Óscar Estrella Escobar, programador senior de MarCom Logix; Carlos Eduardo Estrada Guardado y Jesús Alberto Durán, estudiantes de Ingeniería en Sistemas Computacionales; Agustín Medina, coordinador de operaciones de MarCom Logix y Noé Hernández, desarrollador junior.

Del pizarrón a la "nube"

En una primera etapa, realizada en los periodos Otoño 2010 y Primavera 2011 el Proyecto de Aplicación Profesional (PAP) "Mejoramiento de procesos para PyMes de servicios", en el cual trabajaron con estudiantes de Ingeniería Industrial para orientar los procesos hacia una cultura más "esbelta", como lo indica la llamada cultura lean.

Una vez hecho esto se tomó la decisión de crear una aplicación, que permitiera llevar de manera práctica en la "nube" algunos de los procesos que sirvan para optimizar los procesos, por ejemplo el acceso a datos y gráficos que indiquen los tiempos de trabajo en cada uno de los proyectos que se trabajan. Este fue el trabajo realizado desde el PAP "Cloud computing: Desarrollo de aplicaciones web de modalidad PaaS", durante Otoño 2011.

De acuerdo con Estrella, el cómputo en la nube, también conocido como cloud computing,  es "a grandes rasgos es una modalidad de prestar servicios de computación a través de internet. Para ejemplificar, podemos mencionar el Google Docs, que es como un Office en línea al cual puede accederse desde la cuenta de Gmail, guardar documentos, compartirlos y aprovechar herramientas que tiene la misma plataforma de Google. La diferencia entre una página de internet convencional y una basada en cómputo en la nube es que esta última  usa su propia infraestructura de datos totalmente diferente y utiliza otros estándares distintos". 

En cuanto al trabajo realizado, la primera parte consistió en "la introducción al cloud computing, la cual fue investigación y los alumnos indagaron para que tuvieran su concepto del tema", añadió el programador.

Posteriormente, se comenzaron a hacer trabajos en la nube de Salesforce, dentro de la cual está la aplicación My Intervals, en la cual se hacen los vaciados de los tiempos en los que se dedican a cada proyecto.

Antes de esto, la captura de los tiempos dedicados a cada proyecto, se hacía en Excel, lo cual tardaba un par de horas en parte también debido a la revisión de "que estuviera correcto, y de cada una de las tablas, y al cambiar los rangos de valores de cada uno de los planos", explicó Medina.

Ahora, cada uno de los programadores llena el formato en la aplicación web con los tiempos presupuestados para los proyectos durante la semana antes del viernes, lo que no toma más de 20 minutos, de acuerdo con lo explicado por los integrantes del equipo. Una vez con estos datos, se crearon pequeñas aplicaciones y se empezó a ver  la nube de Zoho (www.zoho.com), en la cual se creó la aplicación.

En esa aplicación, a la cual puede accederse desde cualquier equipo conectado a la red, "podemos tomar de la interfaz que usa Agustín que es My Intervals. Tomamos esa base de datos con todos los proyectos y ponerla en esta aplicación que se llama varianza que está en la plataforma de Zoho. El reto no nada más fue hacer la aplicación y cómo darle forma y hacer las gráficas, sino que tuvimos que hacer una aplicación para jalar esa información, para que la otra la interprete, le dé formato y volverla a subir a esta nube, añadió Estrella". Es decir, se hizo una aplicación que sincronizara los datos de otras dos que están en "nubes distintas", para que este trabajo se diera de una manera más automática. 

La importancia del cloud computing

Ofrecer servicios informáticos en la red cada vez obtiene más valor en las empresas, y ha cambiado la forma de acceder a un programa y también de distribuirlo.

"Como usuario (la "nube computacional") es un cambio tremendo porque se pueden ahorrar gastos de Tecnologías de la Información. Cuando se usa un software de este tipo sólo se necesita la conexión a Internet, no son necesarias grandes cantidades de memoria ni grandes capacidades de procesamiento. De hecho no se necesita a una persona que instale o actualice el programa. La nube computacional ofrece herramientas colaborativas, puedes acceder a un escritorio remoto al cual puedes acceder en línea", resaltó Estrella.

Esta tendencia está cambiando a la industria del software, incluso en la escala de los desarrolladores, ya que ahora se trabaja en "plataformas en las que no estábamos acostumbrados. Antes era trabajar con nuestra PC con nuestros archivos de una manera local. Con las plataformas remotas se puedan interconectar además de que se modifica la manera de distribuirlo y venderlo, debido a que las mismas compañías que están en la "nube" "tienen un stock de aplicaciones en las que las pueden ver y hay algunas muy complejas".  

Los aprendizajes y el futuro

En cuanto a qué dejó a los alumnos trabajar en este PAP, Durán destacó que "es una experiencia muy buena trabajar en equipo y aprender lo malo que pasa si no cumples con tu parte porque no solo repercute en el trabajo de tus compañeros, sino también en costos y en tiempos de producción".

Ambos alumnos coincidieron en el aprendizaje de diferentes lenguajes, de los cuales algunos pueden ser utilizados en la "nube". "Investigamos, no sabíamos si lo entendíamos bien, nos empezamos a guiar, seguimos los manuales y todo el tiempo que programamos fue a prueba y error", añadió Estrada.

Finalmente, Ruiz adelantó que uno de los proyectos relacionados con este trabajo es la elaboración de documentos, uno por cada uno de los PAP realizados, para que esta experiencia pueda serle de utilidad a empresas de diferentes rubros que quieran eficientar sus procesos.